Bielefelds Verwaltung setzt auf digitale Akten – 23 Ämter bereits umgestellt
Leni Herrmann
Bielefelds Verwaltung setzt auf digitale Akten – 23 Ämter bereits umgestellt
Bielefeld hat seit 2017 stetige Fortschritte bei der Digitalisierung seiner Stadtverwaltung gemacht. Die Kommunalbehörde führte das System nscale eGov ein, um Papierakten durch digitale Akten zu ersetzen. Mittlerweile haben 23 Ämter und kommunale Unternehmen vollständig auf das neue E-Akten-System umgestellt, was den täglichen Arbeitsablauf deutlich vereinfacht.
Das Projekt startete 2017, als sich die Bielefelder Stadtverwaltung für die Lösung nscale eGov des Unternehmens Ceyoniq entschied. Ziel war es, eine zentrale digitale Plattform für das Aktenmanagement und den Informationsaustausch zwischen allen Fachbereichen zu schaffen.
2020 passte das Projektteam den Umsetzungsplan an: Um die Einführung des Systems zu beschleunigen, wurden vorläufig die Integration spezieller Anwendungen zurückgestellt. Diese Anpassung ermöglichte eine schnellere Umsetzung, sodass mehr Behörden früher auf das neue System wechseln konnten.
Die E-Akten werden in sicheren digitalen Archiven gespeichert. Berechtigte Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen können darauf zugreifen – vorausgesetzt, sie verfügen über die entsprechenden Zugriffsrechte. Zudem lässt sich die Verschlagwortung und Klassifizierung der Dokumente an die spezifischen Anforderungen jeder Behörde anpassen. Diese Flexibilität hat die Effizienz gesteigert, indem langsame manuelle Prozesse entfallen und Informationen schneller abrufbar sind.
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Neben den 23 bereits angeschlossenen Ämtern werden derzeit weitere Behörden – darunter das Gesundheitsamt und die Bauaufsichtsbehörde – im Rahmen von Teilprojekten parallel migriert. Die Stadt plant, das E-Akten-System bis Ende 2026 in der gesamten Verwaltung einzuführen. Bereits jetzt melden Behörden erweiterten Bedarf an, während das Team Konzepte für eine flächendeckende Nutzung in der Stadt entwickelt.
Der Wechsel zu digitalen Akten hat veraltete Papierprozesse abgeschafft und interne Abläufe beschleunigt. Mit 23 voll funktionsfähigen Ämtern und weiteren in der Umstellungsphase rechnet Bielefeld damit, das System bis 2026 stadtweit etabliert zu haben. Die Verwaltung arbeitet kontinuierlich daran, die Plattform weiterzuentwickeln, um den wachsenden Anforderungen der verschiedenen Fachbereiche gerecht zu werden.
